با استفاده از این تابع قادر هستید مقدار یک سلول را با توجه به تحقیق چندین شرط تعیین کنید. این تابع در حقیقت جایگزین تابع شرطی (IF) «تو در تو» (Nested IF Function) است. به این ترتیب کنترل و خوانایی عملیات شرط‌های تو در تو به راحتی صورت می‌گیرد. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر است.

به این ترتیب ۱۲۷ شرط مختلف می‌تواند مورد بررسی قرار بگیرد تا مقدار یک سلول تعیین شود.

نکته: البته استفاده از شرط‌های متعدد در IFS یا IF تو در تو برای حل مسئله‌هایی که بیش از ۱۰ شرط دارند مناسب نیست زیرا کنترل و در نظر گرفتن اولویت شرط‌ها در نتیجه بسیار تاثیر گذار است و باید با دقت زیاد صورت گیرد.

جدول زیر پارامترهای تابع IFS را با شیوه و شکل تابع و پارامترهای IF بهتر نشان داده است.

مثال ۳

در تصویر زیر با توجه به نمراتی که درون سلول‌های ستون A یا (Grade) قرار گرفته است، نمره فرد به صورت متنی نیز در ستون B یا (Letter) به کمک تابع IFS محاسبه شده است. مثلا فرمول مربوط به سلول B2 به صورت زیر نوشته شده است.

در اینجا فرمول نوشته شده، بیان می‌کند که مقدار سلول B2 برای نمراتی که در سلول A2 بیشتر از ۸۹ هستند با A، نمراتی که بیشتر از ۷۹ هستند با حرف B، نمرات بیشتر از ۶۹ با حرف C و نمراتی که بیشتر از ۵۹ هستند نیز با حرف D مشخص شوند. اگر نمره فردی کمتر از ۵۹ باشد، مقدار سلول B2 برابر با F خواهد بود، زیرا در این مرحله نمره فرد در هیچ یک از شرط‌های قبلی تایید نشده و در تابع IFS، آخرین شرط که با مقدار TRUE مشخص شده است را مبنا قرار داده و مقدار متناظر با آن که F است را درون سلول B2 قرار می‌دهد.

مثال ۴

فرض کنید با توجه به شماره روز‌های هفته می‌خواهیم نام آن روز را استخراج کرده و در سلول G2 قرار دهیم. به تصویر زیر دقت کنید.

به این ترتیب فرمولی که در سلول G2 قرار خواهد گرفت به صورت زیر است.

این فرمول بیان می‌کند که اگر مقدار سلول F2 برابر با ۱ باشد، مقدار D2‌ درون سلول G2 ثبت می‌شود. اگر مقدار سلول F2 برابر با 2 باشد، مقدار D3 درون سلول G2 قرار می‌گیرد و به همین ترتیب این شرط‌ها ادامه پیدا خواهد کرد. به توجه به اینکه هفت روز هفته داریم، هفت شرط نیز در فرمول به کار رفته است.

موارد زیر را هنگام استفاده از تابع IFS به خاطر داشته باشید.

• اگر می‌خواهید مقداری را به عنوان پیش‌فرض برای تابع IFS در نظر بگیرید، به عنوان آخرین شرط مقدار “TRUE” را وارد کرده و سپس مقدار پیش‌فرض را بنویسید. به این ترتیب اگر هیچ یک از شرط‌های قبلی محقق نشود، مقداری که برای شرط آخر در نظر گرفته‌اید ثبت خواهد شد. معمولا در این حالت مقدار ثبت شده را «مقدار پیش‌فرض» (Default Value) می‌نامیم.
• اگر پارامتر شرط (logical_test)، هیچ مقداری به عنوان مقدار مرتبط با شرط (value_if_true) وجود نداشته باشد، تابع IFS پیغام خطای “You’ve entered too few arguments for this function” را نشان می‌دهد که بیانگر عدم کامل بدون پارامترهای تابع است.
• اگر پارامتر logical_test مقداری به غیر از TRUE یا FALSE داشته باشد، تابع IFS پیغام خطای $$#VALUE!$$ را نشان می‌دهد.
• اگر هیچ یک از پارامترهای logical_test‌ مقدار TRUE نداشته باشند، تابع IFS‌ پیغام خطای $$#N/A$$ را درون سلول قرار خواهد داد.